一、了解集成 Salesforce 与 Gmail/Google Calendar 的好处（Learn the Benefits）
本单元介绍销售代表如何依赖 Gmail、Google Calendar 和 Salesforce 处理潜在客户与交易，为什么重复录入数据是个问题，以及集成如何让代表更高效。学完本单元，你将能够：描述代表如何依赖 Gmail、Google Calendar 和 Salesforce 处理潜在客户与交易；理解代表在多个应用中录入销售数据所经历的重复；描述集成 Salesforce 与 Gmail/Google Calendar 如何帮助代表提高效率。
提高销售代表效率（一）：28% 问题（The 28% Problem）
你的销售代表在用 Gmail 和 Google Calendar，也在用 Salesforce——是不是该让这些应用一起用了？据 McKinsey & Company 统计，销售代表每天有多达 28% 的时间花在邮件和日历上。新兴太阳能公司 Ursa Major Solar 的销售代表 Erin Donaghue 和 Lance Park 就是如此。对他们来说，把 Salesforce 数据带到他们花费大量时间的地方很重要。
提高销售代表效率（二）：集成带来什么（What Integration Delivers）
把 Gmail 和 Google Calendar 与 Salesforce 集成，能帮助代表减少录入数据和在各应用间切换的时间，还能帮助销售团队追踪与 Salesforce 记录相关的重要邮件往来。这些好处让代表能够：
- 消除在不同应用中重复录入数据的时间；
- 在一个地方访问重要邮件、已排会议和相关 Salesforce 记录，更容易向潜在客户和客户撰写有针对性的沟通；
- 更专注于最重要的：销售！
为什么销售代表用 Gmail 和 Google Calendar
你的销售代表已经把时间花在 Google 应用上。他们做这些事：
- 发送邮件：邮件是接触潜在客户、开启关系的简单有效方式；
- 维护联系人：Gmail 里的 Google Contacts 是代表的虚拟 Rolodex 名片夹；
- 安排会议与预约：代表高度依赖日历规划日常和重要事件。
为什么代表用 Salesforce（Why Reps Use Salesforce）
Ursa Major 之所以购买 Salesforce，是因为它是强大的销售工具，代表用它追踪潜在客户和交易的信息。销售团队用 Salesforce 做：
- 维护潜在客户与联系人：代表把 lead 和 contact 关联到账户、商机等重要记录；
- 安排会议与预约：销售代表和经理依赖 Salesforce 日历把销售相关会议排进日程，并把事件关联到其他记录；
- 追踪管道中的交易：用商机（opportunity）追踪交易，并关联到其他记录；
- 了解未解决工单（cases）：销售并非总是一帆风顺，代表在销售前了解客户记录的问题尤其重要。
为什么冗余是个问题（一）：上下文切换（Context Switching）
为什么这一点很重要？因为销售代表在 Google 应用里做的事，有些与在 Salesforce 里做的一样——追踪联系人与任务、安排会议与预约。
冗余会以几种方式给你和代表带来问题。首先是上下文切换和维护两处数据所损失的时间。仅切换本身就把代表从「销售模式」拉出来，进入「工具管理模式」。在两地维护数据会消耗专注力和势头——这正是销售团队不想要的。
为什么冗余是个问题（二）：数据录入错误（Data Entry Errors）
第二个问题是数据录入错误的几率更大。当代表在 Google 应用和 Salesforce 都录入数据时，出错的可能性就增加了。比如 Erin 在 Google Contacts 里录了一个联系人，又在 Salesforce 里录一遍，无意中引入了一个错误。
像 Erin 这样的数据录入错误，会损害数据质量，甚至公司声誉。最重要的是，Erin 的销售工作不应与「在两个应用间保持销售数据最新」竞争。
集成如何帮助销售代表（一）：Gmail 集成特性
有了 Gmail 集成，代表无需离开 Gmail 和 Google Calendar 就能做更多：
- 查看并关联 Salesforce 内容：代表能获得所销售对象的上下文；把与销售周期相关的邮件和事件加入 Salesforce，让同事了解进展；你也因此提高 Salesforce 采用率。
- 访问 Salesforce 功能：创建记录（lead、商机、账户、联系人，甚至自定义对象）；把邮件和非重复日历事件关联到多个联系人及任何接受任务/邮件的记录；搜索 Salesforce 记录（含自定义对象）。
集成如何帮助销售代表（二）：Einstein Activity Capture
再加上 Einstein Activity Capture，代表能避开杂活、专注销售：
- 同步联系人与事件：代表在最需要的地方拥有最新的联系人和日程数据，减少录入与错误。
- 在相关记录上查看邮件与事件：代表收发邮件时，EAC 自动把它们加到相关账户、联系人、合同、lead、商机、报价记录的活动时间线上；共享设置控制谁能查看。
- 获得关键销售上下文：Einstein Email Insights 给代表智能数据，帮他们在正确时机发出正确回复。例如，客户邮件提到竞争对手时，代表能立即跟进。
二、设置 Gmail 集成与 Einstein Activity Capture（Set Up the Gmail Integration and EAC）
本单元介绍系统要求、设置 Gmail 集成、定制集成窗格，以及设置 Einstein Activity Capture 同步联系人与事件。学完本单元，你将能够：列出要求与其他设置考虑；设置与 Gmail 的集成；设置 Einstein Activity Capture。
检查系统要求（一）：版本与许可证（Editions and Licenses）
设置前，管理员 Maria 先检查系统要求。
Gmail 集成可用版本：Essentials、Group、Professional、Enterprise、Performance、Unlimited、Developer，在 Lightning Experience 和 Salesforce Classic 均可用，需要购买 Sales Cloud、Service Cloud 或 Lightning Platform 的 Standard Salesforce 许可证。
Einstein Activity Capture可用版本：Essentials、Professional、Enterprise、Performance、Unlimited，仅限 Lightning Experience；在 Standard 许可证（购买 Sales Cloud）上最多支持 100 个用户，超过则需要付费升级到 Sales Cloud Einstein、Inbox 或 High Velocity Sales。
检查系统要求（二）：浏览器与数据存储（Browser and Data Storage）
其余要求比较直接：
- Google 服务：参见各产品的系统要求；
- 浏览器：Gmail 集成需要 Google Chrome 88 或更高版本（建议最新稳定版），并确保 Content 设置里的 Block third-party cookies 选项关闭；EAC 无浏览器要求；
- 数据存储：Gmail 集成只把数据存储在 Google 和 Salesforce（若有 Inbox，部分数据用公共云提供商存储）；EAC 把数据存储在 Google、Salesforce 及公共云提供商。
注意：High Velocity Sales 正更名为 Sales Engagement。
想动手试试 Gmail 集成与 EAC？（Want to Get Hands-On）
本模块假设你是 Salesforce 管理员，拥有设置 Gmail 集成和 Einstein Activity Capture 的权限。如果你不是管理员，也没关系——跟着读，看你的管理员会在生产组织中如何操作。有一点很重要：不要在 Trailhead Playground 里尝试这些步骤，因为 Gmail 集成和 Einstein Activity Capture 在那里不可用。
设置 Gmail 集成（Set Up the Gmail Integration）
设置 Gmail 集成：
- 点击齿轮图标，选择 Setup；
- 在 Quick Find 框输入 Gmail，选择 Gmail Integration and Sync；
- 打开 Gmail 集成；
- 确保 Use Enhanced Email with Gmail 开启——它把邮件记录为标准消息对象并激活 Email to Salesforce，让代表把邮件及其附件作为 Salesforce 邮件记录（也能记录事件及附件）；
- 给代表指示，在 Gmail 端设置集成。
增强邮件让代表能把邮件与附件（以及事件）记录到 Salesforce 记录。
定制 Gmail 集成窗格（Customize the Gmail Integration Pane）
完成基础设置后，Maria 定制功能以给代表最佳销售体验：
- 从 Setup 在 Quick Find 输入 Gmail，选择 Gmail Integration and Sync；
- 启用 Customize Content with App Builder；
- 在 Email Application Pane 区域创建窗格，用 Lightning App Builder 添加组件并把窗格分配给用户。
小贴士：创建 Lightning Email Templates 并添加 Templates 组件，代表就能用模板快速撰写邮件，而不是从零写起。
用 EAC 同步联系人与事件（一）（Sync Contacts and Events (1)）
Maria 的邮件集成拼图快完成了。最后一块是确保代表无论在 Salesforce 还是 Google 应用中，都能找到相同的、最新的信息——这就是 Einstein Activity Capture 的用武之地。同步 Salesforce 与 Google 之间的联系人和事件，代表能少花时间录入和切换、多花时间销售。但 EAC 不止于同步联系人与事件：
- 捕获功能：代表收发邮件与事件自动加到相关记录活动时间线；后续活动也自动加入；共享设置决定谁能查看。
- Einstein Email Insights：在相关邮件旁给代表关键销售上下文，方便及时沟通。
- 活动仪表板：汇总手动和 EAC 添加的销售活动，按活动所有者、类型、日期可视化。
用 EAC 同步联系人与事件（二）（Sync Contacts and Events (2)）
还有两个更高级的工具，EAC Standard 均不提供：
- 活动指标（Activity Metrics，非 Standard）：在列表视图、页面布局、报告、触发器、流程上加入 Activity Metrics 字段时，数据会反映手动和 EAC 添加的活动。
- 推荐联系人（Recommended Connections，非 Standard）：在 lead 和 contact 记录上显示哪些同事与该潜在客户关系最强。
注意：Lightning Sync 也同步联系人与事件，但自 Winter '21 起其可用性在变化，EAC 才是长期方案。
设置 Einstein Activity Capture（Set Up Einstein Activity Capture）
上手 Einstein Activity Capture 很简单：
- 通过权限集给用户授予 EAC 访问；
- 从 Setup 在 Quick Find 输入 Einstein Activity Capture，选择 Settings——引导式设置流程会带你完成：连接 Google、创建配置（控制捕获与同步内容）、把用户分配到配置；
- 可选地定义控制邮件与事件捕获方式的规则（如排除特定人员/公司、设置默认共享）；
- 若用 EAC Standard，打开 email insights；若通过附加许可证使用 EAC，email insights 默认开启。
三、用 Inbox 特性为销售代表提速（Turbo Charge Your Sales Reps with Inbox Features）
最后一个单元，你将了解给 Gmail 集成添加 Inbox 特性的好处，以及如何启用它们并为销售代表分配访问权限。学完本单元，你将能够：描述给 Gmail 集成添加 Inbox 特性的好处；为销售代表添加 Inbox 特性。
Inbox 如何提升效率（一）：安排与追踪（Schedule + Track）
给 Gmail 添加 Inbox，代表有更多方式更聪明地工作：
- 无需来回沟通即可安排会议：把日历中的空闲时间段直接插入邮件，收件人选最合适的时间，集成就完成预订；建议时间会随代表可用性变化而更新。
- 知道邮件是否被打开：查看打开情况和链接点击，确凿知道客户何时参与了你发送的内容。
Inbox 如何提升效率（二）：快捷短语与最佳时机（Shortcuts + Timing）
另外两个 Inbox 效率提升：
- 把常用短语存为快捷短语（shortcuts）：为代表反复推广产品时常用的短语创建快捷方式，一键加入邮件正文——告别尴尬错别字，节省时间。
- 在最佳时机互动：先起草邮件，安排在最可能在线的时间发送；时机就是一切，安排投递以对潜在销售产生最大影响。
给 Gmail 集成添加 Inbox 特性（Add Inbox Features）
要添加 Inbox 特性，代表需要 Inbox 许可证，Maria 与她的 Salesforce 销售代表沟通激活事宜。然后打开 Inbox：
- 点击齿轮图标，选择 Setup；
- 在 Quick Find 输入 Gmail，选择 Gmail Integration and Sync；
- 展开 Let users access Salesforce records from Gmail；
- 在 Inbox in the Gmail Integration 区域，选择 Edit Settings；
- 在 Salesforce Inbox 页面，启用 Make Inbox Available to Users。
注意：需要带 Inbox 许可证的组织；若有带 Inbox 的 sandbox 可在此尝试，否则联系经理申请。
选择谁获得 Inbox 特性访问（Select Who Gets Access）
接下来，Maria 选择谁获得访问。
- 在 Salesforce Inbox 页面，选择 Who Can Use Inbox 区域的 Assign Permission Sets；
- 选择一个标准权限集：Inbox With Einstein Activity Capture 或 Inbox Without Einstein Activity Capture（若设置了 EAC 就选前者；用 High Velocity Sales 的代表，其 User 权限集也含 Inbox 权限）；
- 点击 Manage Assignments，选择获得访问的用户；
- 点击 Add Assignments。
确保代表看到新增特性（Ensure That Reps See the Added Features）
Maria 打开 Inbox 时，标准 Gmail 集成窗格会包含所有 Inbox 特性。但因为 Maria 为她的代表定制了邮件窗格，他们暂时看不到任何 Inbox 特性。Maria 有两个选择：把代表重新分配到带 Inbox 特性的标准邮件窗格，或用 Lightning App Builder 把特性加到定制窗格。无论哪种，代表下次在 Gmail 中访问集成时就能看到变化。你甚至可以为不同代表组构建多个含不同特性的窗格。
文章来源：Trailhead - Salesforce, Gmail, and Google Calendar Integration