用 Flow Orchestration 编排复杂流程

一、识别 Flow Orchestration 的业务用途

本模块讲解 Salesforce 平台最强大的自动化工具之一——Flow Orchestration。它把多个 Flow 组合成一个协调的工作流，就像指挥家指挥乐队一样。你将构建一个完整的招聘流程：从创建职位申请，经过招聘人员电话筛选与招聘经理面试，到最后发出录用通知。在此过程中，你将掌握阶段（Stage）、步骤（Step）、交互式与后台操作、决策（Decision）以及工作项（Work Item）等核心概念。

学习目标

完成本单元后，你将能够：

列出用 Flow Orchestration 自动化复杂业务流程的好处
区分 autolaunched 与 record-triggered 两种编排类型
识别三大构建块：阶段（stages）、步骤（steps）、流程（flows）
识别适合 Flow Orchestration 的业务流程

什么是 Flow Orchestration？（指挥家类比）

单个 Flow 就像单个乐手——各自能演奏得很好，但只能独奏。而 Flow Orchestration 是指挥家——它把多个 Flow 组合成一个单一、协调的工作流。通过这种组织，你可以更灵活地创建审批流程、更自由地把工作分配给任何 Salesforce 用户、更好地控制记录的生命周期，并消除流程之间的延迟、引导不同团队协同推进。

借助 Flow Orchestration，你可以：

协调逐步推进的活动
向团队成员展示交接点发生在哪里
支持并行工作流（多个步骤同时运行）
组合自动化操作与人工工作项
监控整个流程及其关联的工作项

Flow Orchestration 有两种主要类型，区别在于触发方式：

Record-triggered（记录触发）：当指定类型的记录被创建或更新时运行。
Autolaunched（自动启动）：通过自定义 Apex 类、REST API 或自定义 URL 调用。

你使用三大构建块来构建编排：

阶段（Stages）：一个编排必须至少包含一个阶段。阶段包含你想分组的关联操作或步骤，这些步骤可以是交互式或后台任务。同一时间只有一个阶段处于进行中，你需要配置每个阶段被判定为完成的条件（退出条件）。
步骤（Steps）：步骤分组在阶段中，可以顺序或并发运行。交互式步骤（Interactive）需要用户交互，而后台步骤（Background）不需要。
流程（Flows）：所有步骤都需要一个 Flow 才能运行。交互式步骤运行 Screen Flow，后台步骤运行 Autolaunched Flow。你还可以使用评估流程来启动一个步骤或将交互式步骤标记为完成。
工作项（Work Items）：当编排中的交互式步骤运行时，它会创建一个工作项并分配给用户、组或队列。随后编排会向所有被分配的用户发送一封邮件，内含指向指定记录页面的链接。工作项在 Orchestration Work Guide 中完成。

与 Flow 的组成类似，编排也有决策元素（Decision）和连接器（Connectors）：

Decision 元素是一个条件检查器，它根据条件结果将用户路由到编排的不同路径——相当于开发者所说的 if-then 语句：IF 某条件为真 THEN 执行某个动作；否则检查其他条件。
Connectors 定义编排在运行时可以采取的可用路径，所走的路径取决于 Decision 元素某个结果的条件何时被满足。

Flow Orchestration 的实施能带来几大好处：

提高效率与生产力：并行工作流缩短了任务与通知之间的时间。当你自动化任务分配时，请求会被分配给正确的用户，让他们高效完成并跟踪所有分配的工作。
减少错误、节省时间：用户无需在工具之间来回切换即可完成分配的工作，从而降低数据不准确或缺失的概率。
提升客户与员工满意度：监控工具帮助团队主动解决问题，并提供快速、有效行动所需的可见性。

Flow Orchestration 可以定制以满足不同行业和业务目标的需求。几个典型用例：

自动化事件管理：当客服代理与运营团队遇到与某事件相关的工单激增时，创建响应计划。运营团队可以与工程部门一起调查根因，与市场部门一起联系客户，并找到保持合规的变通方案。在调查原因的同时，并行工作流可以运行，缩短解决时间。
组织销售周期：当潜在客户从潜客转化为客户时，精简涉及的复杂工作流——挖掘、资格评估、评估、提案、报价、客户审批、成交与跟进。构建编排来自动化销售、客户管理、订单履行、计费与应收账款等职能，并在团队之间自动化交接，确保工作流按正确顺序进行。
管理抵押贷款审批：自动化抵押申请、处理与承保流程。当处理人员需要产权公司提供额外文件的同时进行房产评估时，可以并行运行流程。

任何涉及多个角色与职能的业务流程都很适合 Flow Orchestration！

二、规划一个编排流程

在动手构建之前，规划至关重要。本单元用一个候选人招聘流程作为例子，学习如何分析业务流程、识别阶段与步骤、设计决策点，并创建一张能直接映射到编排结构的流程图。

设计编排：先想清楚再动手

Flow Orchestration 中最重要的一步发生在你打开 Flow Builder 之前：设计。先可视化你的整个端到端流程，为你想自动化的部分创建一张流程图，这样就不会漏掉任何步骤。这种可视化能帮助你确定要在 Flow Builder 中创建哪些 Flow、哪些自动化需要第三方系统的协助，以及哪些操作应在后台进行、哪些需要用户输入。

规划编排时，可以在可视化流程的过程中问这些问题：

流程可能以哪些方式开始和结束？
谁是用户或组，他们在流程中扮演什么角色？
哪些任务分配给哪些角色？
是否有些步骤只在某些时候执行？
是否需要暂停和恢复流程？
能否使用入口条件或其他优化来减少不必要的操作？
考虑维护与变更管理：谁负责这个业务流程，变更或迭代的可能性有多大？
分析你现有的 Flow，看能否将它们纳入编排。

Ursa Major Solar 想用 Flow Orchestration 协调其新的候选人招聘流程，自动化从招聘人员初筛到录用决策的整个周期。

要开始招聘流程：

创建一个新职位（Position）
为该职位创建一份职位申请（Job Application）
招聘人员选择要面试的候选人
向候选人发送一封邮件，通知电话筛选

候选人被选定后，接下来的步骤：

进行候选人筛选
招聘人员通过屏幕表单对候选人在多项技能上进行评估，候选人获得 1 到 5 的分数
招聘人员根据设定标准标记候选人是「晋级」还是「被拒绝」

接下来是决策时间。标准与潜在结果是什么？

如果候选人初筛的总体分数大于或等于 3，则晋级到招聘经理面试
向成功晋级的候选人发送邮件，安排与招聘经理的面试
如果候选人被拒绝，则自动发送一封邮件，告知其申请不会继续推进

最后，轮到招聘经理进行最终面试：

进行面试
经理通过打分给出反馈
提交评分后即做出决策——经理是否想推荐录用该候选人？

现在所有环节都已记录在案，接下来思考：哪些任务可以合并到单个 Flow 中？你的步骤和阶段会是什么样？

三、构建编排流程

现在开始动手。我们将创建一个在 Position 对象上触发的 record-triggered 编排，添加 Recruiter Screening 阶段及其三个步骤，配置每个步骤的 Flow、被分配人与完成条件，为候选人打分添加决策，最后激活这个编排。这是蓝图变为可运行流程的地方。

逐步构建招聘编排流程

我们已经画出了整个流程，接下来分析流程图，把它逻辑地组织成步骤。记住：步骤可以顺序或并发运行；交互式步骤需要用户介入，后台步骤则不需要；步骤可以分配给组、队列和资源。根据流程图，我们把任务组织成以下步骤：

步骤名称	步骤类型	Flow 类型
Create the job application（创建职位申请）	Interactive	Screen
Phone screen scheduled（安排电话筛选）	Background	Autolaunched
Conduct the phone screen（进行电话筛选）	Interactive	Screen
Send a rejection email to a candidate（向候选人发送拒绝邮件）	Background	Autolaunched
Schedule an interview with the hiring manager（安排与招聘经理的面试）	Background	Autolaunched
Conduct the interview with the hiring manager and the candidate（进行招聘经理与候选人的面试）	Interactive	Screen
Make a hiring decision（做出录用决策）	Interactive	Screen

阶段总是顺序运行，而步骤可以并行运行。一个阶段包含你想逻辑分组的关联步骤。同一时间只有一个阶段处于进行中。据此，本流程的步骤可以分组为三个阶段：

阶段名称	步骤	Flow
Initial Screening（初筛）	Create the job application；Phone screen scheduled；Conduct the phone screen	Screen flow；Email alert；Screen flow
Hiring Manager Interview（招聘经理面试）	Schedule an interview；Conduct the interview；Make a hiring decision	Email alert；Screen flow（合并两个步骤）
Candidate Rejected（候选人被拒绝）	Send a rejection email to a candidate	Email alert

在 Flow Builder 中创建编排之前，务必先构建好所有必需的 Flow，并在构建完成后激活每个 Flow。尽量构建可复用的 Flow：例如用通用的邮件提醒 Flow，把面试日期、时间等具体信息作为输入参数传入，这样能减少需要维护的 Flow 数量。

下面逐个构建所需的 Flow：

1. 创建职位申请（Create the Job Application）——可以把「创建职位申请」和「选择候选人」合并到一个 Screen Flow 中，让招聘人员录入职位申请并创建工作项；收到工作项通知后，招聘人员选择要筛选的候选人。该 Flow 会用录入的数据创建一条 Job Application 记录。

2. 安排电话筛选（Schedule the Phone Screen）——创建一个独立的 Autolaunched Flow，在上一步候选人选择流程创建 Job Application 记录时启动，通过邮件提醒通知候选人面试安排。

3. 进行招聘人员电话筛选（Conduct the Recruiter Phone Screen）——把候选人筛选、打分与决策合并到一个 Screen Flow 中，让招聘人员给候选人打分并标记是否晋级，创建一条 Review 记录保存分数，并把分数赋给一个可供编排后续使用的输出变量。

4. 安排面试（Schedule the Interview）——创建在候选人分数 >= 3 时运行的 Autolaunched Flow，通过邮件提醒通知候选人已与招聘经理安排面试。

5. 拒绝候选人（Reject a Candidate）——创建在候选人分数 < 3 时运行的 Autolaunched Flow，向被拒绝的候选人发送邮件。

6. 进行招聘经理面试（Conduct the Hiring Manager Interview）——招聘人员与招聘经理的评估标准相同，因此直接复用招聘人员的 Screen Flow；招聘经理给候选人打分并标记是否发出录用通知，创建 Review 记录并输出分数变量。

所有 Flow 构建完成后，就可以组装编排了：

从 Setup 进入 Quick Find 输入 Flows，选择 Flows
点击 New Flow，在 New Automation 窗口的 Search automations 字段输入 orch
选择 Record-Triggered Orchestration（因为要在 Position 记录创建时启动编排）

配置 Start 元素：

Object 选择 Position
Trigger the Orchestration When 选择 A record is created
Condition Requirements 选择 All Conditions Are Met (AND)
Field 选择 Status，Operator 选择 Equals，Value 选择 New
Orchestration Label 输入 Recruiting Orchestration - Exercise
Description 输入 Candidate recruiting process from initial screening to offer of employment.
点击 Save

接着添加第一个阶段 Recruiter Screening：

在 Start 元素之后的路径上，点击添加元素按钮，选择 Stage
Label 输入 Recruiter Screening（API Name 自动变为 Recruiter_Screening）
Select When to Complete the Stage 选择 When all steps have been marked Complete, the stage is marked Completed
点击 Save

现在向阶段添加三个步骤（Add Step 提供 Background Step、Interactive Step、MuleSoft Step 三种选项）：

步骤 1——Create a job application（Interactive）：

Label 输入 Create a job application；Select When to Start the Step 选择 When the stage starts, the step starts
Action 选择 Enter Job Application Flow（Screen Flow）
输入变量 varPositionId 选择 Triggering Position__c > Record ID
Assignee Type 选择 Resource，Resource 选择 Triggering Position__c > Owner ID (User) > Username（动态分配，避免硬编码用户名）
Related Record ID 选择 Triggering Position__c > Record ID（用于把指定记录页面链接给所有被分配用户）
Select When to Complete the Action 选择 When the assigned user has completed the action, the step is marked Completed

步骤 2——Notify candidate（Background）：

Select When to Start the Step 选择 When another step is marked Complete, the step starts，Step Name 选 Create a job application
Action 选择 Interview Email Notification Flow
输入变量 varCandidateId 选择 Recruiter Screening > Create a job application > Outputs > varCandidateId（把上一步的输出作为当前步骤的输入，把职位与电话筛选关联起来）

步骤 3——Recruiter phone screen（Interactive）：

启动条件选择 When another step is marked Complete，Step Name 选 Notify candidate
Action 选择 Interview Screen Flow
输入变量 jobApplicationId 选择 Recruiter Screening > Create a job application > Outputs > varJobApplicationId
Assignee Type 选择 Resource，Resource 选择 Triggering Position__c > Owner ID (User) > Username
Related Record ID 选择 Triggering Position__c > Record ID
完成条件选择 When the assigned user has completed the action

Recruiter Screening 阶段完成！接下来添加决策（Decision）：IF 候选人分数低于 3 THEN 不继续推进；IF 分数 >= 3 THEN 安排与招聘经理的面试。

在 Recruiter Screening 阶段与 End 元素之间添加元素，选择 Decision
Label 输入 Go to next round
OUTCOME DETAILS：Label 输入 Yes，Condition Requirements 选 All Conditions Are Met (AND)，Resource 选择 Recruiter Screening > Recruiter phone screen > Outputs > varReviewScore，Operator 选 Greater Than or Equal，Value 输入 3
OUTCOME ORDER：Default Outcome 的 Label 输入 No
点击 Save，再点击 Activate（让编排对 Work Guide 组件可用）

完整的编排还包含后续两个阶段：

Hiring Manager Interview 阶段：包含两个步骤。候选人初筛分数 >= 3 时晋级到招聘经理面试，先安排面试（Notify candidate of hiring manager interview 后台步骤），再由招聘经理进行最终面试（Hiring Manager review 交互式步骤）。
Decision（Make offer）：评分提交后，检查经理是否想推荐录用该候选人。
Candidate Rejected 阶段：只包含一个步骤。若候选人被拒绝，后台步骤（Thank you for your interest）运行并发送自动邮件，告知申请不会继续推进。

构建编排时，把交互式步骤分配给队列或公共组而不是特定用户，可以避免流程瓶颈——关联工作项创建时，队列或公共组的所有成员都会收到邮件。

Salesforce 中可以有多个版本的编排，但同一时间只有一个版本处于激活状态。若修改了编排，请点击 Save As New Version → Save → Activate。Activate 会激活当前版本并自动停用之前已激活的版本。

四、运行并监控编排流程

编排已构建并激活——现在运行它。我们将创建一个 Position 来触发流程，通过记录页面上的 Orchestration Work Guide 逐步完成每个步骤，在 Setup 中监控编排运行、在需要时取消，并调试问题。这是你看到自动化流程真正运转起来的地方。

运行编排流程：用户体验

要启动编排（通过创建 Position 记录触发）：

在 App Launcher 搜索并选择 Recruiting
点击 Positions → New
填写 Title、将 Status 设为 New、填写 Description、Department、Pay Grade，并在 Hiring Manager 字段选择一名经理
点击 Save——这会创建 Position 记录，从而自动触发编排（因为 Status = New）

Work Guide 组件出现在 Position 记录页面上，显示分配给当前登录用户的工作项，引导用户一步步完成他们在流程中的部分。招聘人员的工作项流转如下：

Enter Job Application——填写候选人信息，点击 Next
Schedule Phone Screen——自动运行（后台）
Conduct Phone Screen——按每项公司价值观给候选人打 1-5 分；分数 >= 3 则晋级到招聘经理面试，< 3 则候选人被拒绝（流程结束）

招聘经理的工作项流转如下：

Schedule Interview——自动运行
Conduct Interview——给候选人打分，推荐录用/不录用；推荐录用则进入 Create Offer（输入薪资与 offer 到期日），否则候选人被拒绝

如果你是一名 Salesforce 管理员，可以使用 Orchestration Runs 选项卡查看组织中所有进行中、已取消和已完成的编排运行状态，从而识别瓶颈和改进机会。常见状态包括：Not Started（未开始）、Started（已开始）、Completed（已完成）、Canceled（已取消）、Error（错误）。

在 App Launcher 搜索并选择 Orchestration Runs
点击某个编排的链接查看详情
点击 Related 选项卡查看阶段与步骤详情以及运行历史——它逐步记录了编排已完成的内容、由谁完成以及耗时多久

如果不再需要某个正在运行的编排，可以在 Orchestration Run 视图中点击该编排运行的下拉箭头，选择 Cancel Orchestration，所有待处理的工作项将被终止。

你还可以调试进行中的编排：在 Orchestration Runs 页面对目标进行中的编排选择 Debug Orchestration（该选项仅对与 Flow 审批流程无关的编排运行出现），跟随蓝色路径查看当前所处位置，并在 Debug Details 中查看已执行的每个步骤或决策的详细信息。

当编排中的交互式步骤运行时，它会创建工作项并分配给用户、组或队列。使用 All Work Items 列表视图查看所有工作项，使用 All Open Orchestration Work Items 列表视图查看所有已分配但未完成的工作项（被分配用户只能看到自己待处理的工作项）。

至此，你已经掌握了如何运行、监控与调试编排，以及如何查看编排创建的工作项。你可以试验这个招聘编排，添加一个入职阶段——有了 Flow Orchestration 的强大能力，可能性是无限的。

文章来源：Trailhead - Orchestrate Complex Processes with Flow Orchestration